Zasady ewidencji czasu pracy

Firmy, które zatrudniają pracowników na umowach o pracę, mają obowiązek właściwego prowadzenia dokumentacji związanej z ich zatrudnieniem. Konieczne będzie zarówno założenie oraz prowadzenie akt osobowych zawierających podstawowe dane o przebiegu zatrudnienia, jak i zajęcie się składkami na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz kwestiami związanymi z BHP. Równie ważne będzie prowadzenie ewidencji czasu pracy.

Czym jest ewidencja czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy to część dokumentacji pozwalającej na właściwe określanie liczby przepracowanych godzin i na tej podstawie przygotowywanie list płac, a także umożliwiającej kontrolowanie, czy firma nie łamie przepisów. Prowadzenie ewidencji czasu pracy daje wgląd w to, czy praca nie przypada w porze nocnej, nie wiąże się z godzinami nadliczbowymi albo wykonywaniem obowiązków w dni ustawowo wolne od pracy. W dokumentacji odnotowuje się zwolnienia od pracy oraz nieobecności zarówno usprawiedliwione, jak i nieusprawiedliwione. Dokonywane w niej zapisy są podstawą do ustalenia, czy pracodawca nie narusza regulacji związanych z dobą pracowniczą i prawa do nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Ewidencja czasu pracy może być sporządzana zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, a pracodawca musi ją przechowywać przez przynajmniej 10 lat od końca roku kalendarzowego, którego ona dotyczy. W przypadku pracowników objętych zadaniowym systemem pracy oraz zarządzających zakładem lub uzyskujących ryczałt za pracę w porze nocnej albo w ramach nadgodzin istnieje możliwość przygotowywania ewidencji uproszczonej.

Jak właściwie prowadzić ewidencję czasu pracy?

Ewidencja czasu pracy nie ma określonego wzoru, musi jednak zawierać podane w przepisach dane. Wśród nich znajdują się informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także liczbie przepracowanych godzin. Muszą być przy tym wskazane godziny przypadające na porę nocną oraz godziny nadliczbowe. Niezbędne będzie wzięcie pod uwagę pracy w dni wolne, zwolnień oraz nieobecności. Zapisy powinny uwzględniać ich przyczyny. Warto pamiętać, że prowadzenie ewidencji czasu pracy jest obowiązkiem niezależnym od sporządzania listy obecności.

Rozliczanie czasu pracy przez prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz naliczanie wynagrodzeń najlepiej powierzyć biuru księgowemu obsługującemu sprawy kadrowe. Dobrym wyborem może być np. Biuro Doradztwa Podatkowego Lidii Sarneckiej z Torunia. Poza kwestiami kadrowo-płacowymi zajmuje się ono również prowadzeniem księgowości pełnej i uproszczonej oraz doradztwem podatkowym.